W firmach zatrudniających ponad 100 pracowników decyzje dotyczące zakupu środków ochrony osobistej bardzo często zaczynają się od porównania ceny jednostkowej. Jest to zrozumiałe – budżet BHP stanowi koszt stały, a presja na jego optymalizację jest realna.
Problem pojawia się w momencie, gdy cena zakupu zostaje utożsamiona z rzeczywistym kosztem użytkowania. W praktyce są to dwie różne wartości. To, co w controllingu i zarządzaniu operacyjnym ma kluczowe znaczenie, to całkowity koszt posiadania środków ochrony osobistej (TCO – Total Cost of Ownership), czyli suma wszystkich kosztów ponoszonych przez organizację w całym cyklu życia danego rozwiązania – od zakupu, przez użytkowanie, aż po wymianę.
W dalszej części artykułu określenie „koszt całkowity BHP (TCO)” będzie używane jako skrót umowny, odnoszący się właśnie do całkowitego kosztu posiadania i użytkowania środków ochrony osobistej w organizacji.
W skrócie: jak koszt całkowity BHP wpływa na koszty operacyjne
- Cena zakupu nie jest równa kosztowi użytkowania środków ochrony osobistej.
- Tańsze produkty BHP generują więcej reklamacji, wymian i nieplanowanych interwencji.
- Ukryte koszty BHP obciążają czas kadry i procesy operacyjne, choć nie widać ich na fakturze.
- Niestabilna jakość zwiększa koszty operacyjne BHP oraz zmienność ryzyka.
- Realna optymalizacja kosztów zaczyna się na etapie doboru, a nie przy reklamacji.
Cena zakupu a koszt całkowity BHP (TCO)
Rozważmy prosty przykład firmy produkcyjnej zatrudniającej 100 pracowników.
Wariant A
Trzewiki robocze w cenie 80 zł za parę
Koszt zakupu: 8 000 zł
Wariant B
Trzewiki robocze w cenie 120 zł za parę
Koszt zakupu: 12 000 zł
Różnica na starcie wynosi 4 000 zł i z perspektywy czysto zakupowej tańsza oferta wydaje się racjonalna.
Jednak w cyklu 12 miesięcy najtańsze produkty bardzo często generują 8–12% zdarzeń problemowych: reklamacje, przedwczesne zużycie, utratę właściwości ochronnych lub konieczność wymiany.
Dla organizacji tej wielkości oznacza to 8–12 nieplanowanych interwencji operacyjnych rocznie, które nie były uwzględnione w budżecie. W ujęciu TCO BHP różnica cenowa na fakturze przestaje być miarodajnym kryterium porównawczym.
Pierwszy krok po lekturze – gdzie naprawdę zaczyna się optymalizacja kosztów BHP
Jeżeli w organizacji pojawia się presja na „cięcie kosztów BHP”, pierwszym krokiem nie powinno być porównywanie cen katalogowych, lecz identyfikacja miejsc, w których generowane są koszty nieplanowane.
W praktyce oznacza to jedno kluczowe pytanie operacyjne:
Na których stanowiskach środki BHP generują najwięcej interwencji: reklamacji, wymian, zgłoszeń i wyjątków od standardu?
To właśnie tam ukrywa się największy potencjał optymalizacji TCO – nie poprzez obniżanie ceny zakupu, lecz przez stabilizację jakości, standaryzację rozwiązań i ograniczenie zmienności ryzyka.Firmy, które zaczynają analizę kosztów BHP od tego pytania, bardzo szybko odkrywają, że realne oszczędności powstają na styku BHP, zakupów i operacji, a nie w samej tabeli cenowej.
Ukryte koszty BHP, których nie widać na fakturze
Koszt reklamacji BHP i obsługi administracyjnej
Każda reklamacja to proces angażujący:
- specjalistę BHP,
- przełożonego pracownika,
- administrację lub dział zakupów,
- kontakt z dostawcą i logistykę wymiany.
Zakładając konserwatywnie 30–45 minut łącznego czasu pracy na jedną sprawę, przy 10–15 zdarzeniach rocznie mówimy o 8–12 godzinach pracy kadry, która w tym czasie nie realizuje zadań operacyjnych ani projektowych.
To koszt operacyjny BHP, który:
- nie jest widoczny w budżecie zakupowym,
- realnie obciąża organizację,
- nie generuje żadnej wartości dodanej.
Komfort pracy a koszt rotacji pracowników
Badania Lindström Group pokazują, że komfort, trwałość i dopasowanie odzieży roboczej mają realny wpływ na satysfakcję pracowników. Niska jakość środków ochrony osobistej obniża morale i produktywność.
Z perspektywy pracodawcy kluczowy jest jednak koszt rotacji. Według danych Instytutu Pracy koszt odejścia jednego pracownika wynosi średnio około 1/3 jego rocznego wynagrodzenia liczonego jako pełny koszt pracodawcy, co w obecnych realiach często oznacza ponad 20 000 zł.
Środki BHP nie są jedynym czynnikiem rotacji, ale są jednym z tych, które:
- pracownik odczuwa codziennie,
- bardzo szybko porównuje z innymi pracodawcami,
- traktuje jako sygnał podejścia firmy do bezpieczeństwa i standardów pracy.
Ryzyko przestojów i zdarzeń niepożądanych
Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem operacyjnym środki ochrony osobistej ograniczają prawdopodobieństwo:
- przestojów,
- zdarzeń wypadkowych,
- postępowań powypadkowych i kontroli zewnętrznych.
Dane Okręgowego Inspektoratu Pracy wskazują, że średni koszt jednego wypadku przy pracy po stronie pracodawcy wynosi około 29 000 zł, nie licząc kosztów pośrednich, takich jak spadek wydajności zespołu czy opóźnienia operacyjne.
W tym kontekście różnica kilkudziesięciu złotych na parze obuwia przestaje być kluczowym kryterium decyzyjnym.
Jak liczyć koszt BHP w firmie – praktyczne kryteria porównawcze
Rzetelna optymalizacja kosztów BHP wymaga spojrzenia na koszt użytkowania środków ochrony osobistej, a nie wyłącznie na cenę zakupu.
Przy porównywaniu ofert warto uwzględnić:
- deklarowany cykl użytkowania produktu,
- wskaźnik reklamacji u dostawcy,
- czas reakcji na zgłoszenia,
- dostępność zapasu magazynowego,
- możliwość standaryzacji modeli w całej organizacji.
Dopiero zestawienie tych elementów pozwala realnie ocenić koszt całkowity BHP (TCO) w dłuższym horyzoncie.
Długofalowa współpraca jako element optymalizacji kosztów BHP
Od ponad 35 lat współpracujemy z firmami produkcyjnymi i logistycznymi, koncentrując się na standaryzacji jakości, przewidywalności dostaw oraz minimalizacji obsługi reklamacyjnej po stronie klienta.
W efekcie relacje z naszymi partnerami mają charakter długoterminowy – średni czas współpracy przekracza 9 lat.
Nie dlatego, że rozwiązania są „droższe”, lecz dlatego, że eliminują koszty ukryte, które w dłuższym okresie najbardziej obciążają organizację.Stabilność jakości i dostaw jest jednym z kluczowych czynników obniżających całkowity koszt posiadania środków BHP.
Podsumowanie
W praktyce to koszt całkowity BHP (TCO) decyduje o tym, czy organizacja ponosi kontrolowany, przewidywalny wydatek, czy serię nieplanowanych strat operacyjnych.
Najtańsze rozwiązanie bardzo często oznacza:
- więcej interwencji operacyjnych,
- większe obciążenie kadry,
- wyższe ryzyko przestojów i zdarzeń niepożądanych.
Decyzja o wyborze środków BHP nie jest wydatkiem jednorazowym, lecz elementem zarządzania kosztami i ryzykiem w skali całej organizacji. Różnica polega na tym, czy koszt ponosisz raz i świadomie, czy wielokrotnie – w formie strat, których nikt nie planował.Jeżeli chcesz spojrzeć na BHP w kategoriach całkowitego kosztu posiadania, rozmowa z dostawcą powinna zacząć się właśnie od tej perspektywy.