poprzez uporządkowanie asortymentu, planowanie zapasu i gwarantowany czas dostawy
1. Profil klienta
Klient: Ogólnopolska grupa produkcyjna z sektora spożywczego (dane objęte poufnością)
Skala działalności:
- 4 zakłady produkcyjne
- 200–250 pracowników produkcyjnych
Charakterystyka organizacji:
Zakłady o wysokich wymaganiach higienicznych, pracujące w trybie ciągłym, z dużym zużyciem artykułów jednorazowych (czepki, fartuchy, rękawice). Kluczowe znaczenie miała ciągłość dostaw oraz zgodność z procedurami sanitarnymi i BHP.
2. Problem i kontekst zgłoszenia
Klient zgłosił się z problemem niestabilności zaopatrzenia w artykuły jednorazowe, który narastał wraz ze wzrostem skali działalności.
Przed rozpoczęciem współpracy sytuacja wyglądała następująco:
- brak spójnej listy produktów używanych w zakładach,
- równoległe funkcjonowanie wielu modeli tego samego asortymentu,
- zamówienia składane doraźnie, bez planowania wolumenów,
- nieprzewidywalne braki magazynowe,
- presja operacyjna związana z nagłym uzupełnianiem zapasów.
W praktyce oznaczało to:
- ryzyko przestojów lub pracy w warunkach niezgodnych z procedurami,
- wyższe koszty jednostkowe wynikające z zakupów „na już”,
- dużą czasochłonność po stronie kierowników i działów BHP.
Celem klienta było:
- uporządkowanie asortymentu,
- zapewnienie stałej dostępności produktów,
- obniżenie kosztów bez pogorszenia bezpieczeństwa i higieny pracy.
3. Zaproponowane rozwiązanie
Zespół BHP Niedzielscy zaprojektował model standaryzacji i planowania zapasu artykułów jednorazowych, dostosowany do skali i specyfiki czterech zakładów produkcyjnych.
Rozwiązanie koncentrowało się nie na pojedynczym zamówieniu, lecz na długoterminowym zabezpieczeniu ciągłości dostaw.
Kluczowe elementy rozwiązania:
- wspólne ustalenie listy referencyjnej produktów (czepki, fartuchy, rękawice),
- eliminacja duplikujących się i przypadkowych wyrobów,
- przeliczenie zużycia w ujęciu kwartalnym,
- ustalenie stałych, konkurencyjnych cen dla każdego wyrobu,
- przygotowanie dostawcy na realizację zamówień w krótkim czasie.
Dzięki znajomości realnych wolumenów:
- dostawca mógł utrzymywać odpowiedni zapas,
- klient zyskał gwarancję dostępności bez konieczności nadmiernego magazynowania po swojej stronie.
4. Wdrożenie i efekty
Proces wdrożenia:
- analiza dotychczasowego zużycia w czterech zakładach,
- ujednolicenie listy artykułów jednorazowych,
- kalkulacja zapotrzebowania kwartalnego,
- ustalenie cen i warunków dostaw,
- przygotowanie zapasu po stronie dostawcy,
- wdrożenie gwarantowanego czasu dostawy – do 48 godzin.
Efekty operacyjne:
- eliminacja nagłych braków artykułów jednorazowych,
- uproszczenie procesu zamawiania,
- przewidywalność dostaw niezależnie od bieżącego obciążenia produkcji,
- mniejsze zaangażowanie operacyjne po stronie zakładów.
Efekty biznesowe:
- obniżenie kosztów jednostkowych dzięki planowaniu wolumenów,
- redukcja zakupów awaryjnych,
- lepsza kontrola budżetu w skali roku,
- stabilność operacyjna w obszarze krytycznym dla produkcji,
- możliwość skalowania modelu wraz ze zmianami liczby pracowników.
5. Satysfakcja klienta i wnioski
Najważniejsze korzyści dla klienta:
- stała dostępność kluczowych artykułów jednorazowych,
- brak niespodziewanych braków i „gaszenia pożarów”,
- oszczędność czasu zespołów produkcyjnych i BHP,
- przewidywalne koszty i uproszczone planowanie zakupów,
- szybka realizacja dostaw (do 48h).
Wnioski strategiczne:
- brak standaryzacji generuje chaos i koszty pośrednie,
- planowanie zapasu jest skuteczniejsze niż reagowanie na braki,
- znajomość realnego zużycia pozwala zoptymalizować ceny i dostępność,
- partnerstwo z dostawcą zwiększa bezpieczeństwo operacyjne zakładów.
Efekt długoterminowy
Model funkcjonuje stabilnie we wszystkich zakładach i stał się standardowym sposobem zaopatrzenia w artykuły jednorazowe, zapewniając ciągłość produkcji, przewidywalność kosztów i spokój operacyjny po stronie klienta.